Assistant(e) administratif(ve) - Direction de la Réduction des risques de catastrophe, de l'Environnement et de la Mer des Caraïbes

Avis de Poste Vacant: 

Les citoyens dûment qualifiés des Etats membres et membres associés de l'Association des Etats de la Caraïbe sont invités à postuler pour le poste d'assistant(e) administratif(ve) au secrétariat de l'AEC, à son siège à Port of Spain, Trinidad et Tobago.(e)

Relevant de: 
Directeur(trice), Direction de la Réduction des risques de catastrophe, de l'Environnement et de la Mer des Caraïbes
Type d’emploi: 
Temps complet
Fonctions et Responsabilités: 
  1. Préparer des lettres, notes verbales, circulaires, courriels, ou tout autre document, dans deux (2) langues officielles de l’AEC, l’espagnol et l’anglais, et le français (le cas échéant), et faire le suivi des correspondances envoyées ;
  2. Fournir une assistance logistique y compris la préparation et la relecture des documents pour toutes les activités et réunions relevant de la compétence de la Direction, telle que : préparer les invitations à tous les pays de l’AEC, Parties prenantes et Invités spéciaux ; assurer le suivi et appeler les participants à la réunion ; imprimer des dossiers pour la Direction et d’autres participants comme demandé ; faciliter l’inscription des participants ; préparer des présentations comme demandé ; préparer des documents préparatoires conformément aux lignes directrices établies ; préparer des notes de remerciement pour tous les participants ; prendre des notes ; préparer et diffuser les rapports des réunions officielles de la Direction tels que le projet de Rapport du Rapporteur et le Résumé analytique conformément aux Accords  13/10 et 9/17 ;
  3. Fournir une assistance logistique y compris la préparation et la relecture des documents pour les réunions des Comités spéciaux relevant de la compétence d’autres Directions, telle que : préparer les invitations à tous les pays de l’AEC, Parties prenantes et Invités spéciaux ; assurer le suivi et appeler les participants à la réunion ; imprimer des dossiers pour la Direction et d’autres participants comme demandé ; faciliter l’inscription des participants ; préparer des documents préparatoires conformément aux lignes directrices établies ; préparer des notes de remerciement pour tous les participants ; prendre des notes ; préparer et diffuser les rapports des réunions officielles de la Direction tels que le projet de Rapport du Rapporteur et le Résumé analytique conformément aux Accords  13/10 et 9/17 ;
  4. Fournir des traductions de courtoisie des documents (environ 2-3 pages) ;
  5. Gérer et tenir des dossiers physiques et électroniques pour la Direction conformément aux politiques, procédures et normes établies de l’AEC ;
  6. Copier et transférer toutes les correspondances aux archives générales du Secrétariat ;
  7. Envoyer des correspondances relatives au travail officiel de la Direction, sur demande, par courrier, par coursier, par remise en mains propres et/ou par mail, et faire un suivi le cas échéant ;
  8. Gérer les correspondances par mail et faire un suivi le cas échéant ;
  9. Organiser les rendez-vous officiels et gérer l’agenda officiel du (de la) Directeur(trice) de manière rapide, diplomatique et consciencieuse, transmettant des confirmations, regrets, et rappels à toutes les parties concernées ;
  10. Accueillir des visiteurs et en informer le/la Directeur(trice) ou Conseiller(ère) ; proposer/commander des rafraîchissements auprès du (de la) responsable du service en question, ou préparer et servir les rafraîchissements en l’absence du (de la) responsable ;
  11. Informer le personnel des visites officielles à la Direction et des missions officielles entreprises par les Directeur(trice) et Conseiller(ère) ;
  12. Informer le personnel des Ressources humaines de l’absence du (de la) Directeur(trice) au travail (par exemple, congé maladie) et de la participation des Directeur(trice) et Conseiller(ère) aux réunions officielles externes, conférences, ateliers, séminaires ou évènements ;
  13. Assurer la liaison avec l'Unité de Conférences et de Protocole dans l’organisation des voyages des Directeur(trice) et Conseiller(ère) ;
  14. Mettre à jour la liste de la Direction contenant les points focaux de tous les pays de l’AEC ;
  15. Préparer des dossiers pour les missions officielles des Directeur(trice) et Conseiller(ère), en coordination avec d’autres Directions, fonctionnaires, institutions connexes et/ou personnel le cas échéant ;
  16. Préparer la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et demande de boissons pour les Directeur(trice) et Conseiller(ère), et faire un suivi auprès de la Board of Inland Revenue (Direction générale des Finances publiques) le cas échéant ;
  17. Aider le/la Directeur(trice) avec des questions personnelles, sur demande, dans le cadre de ses fonctions officielles au sein de l’organisation ;
  18. Représenter l’AEC aux réunions officielles, événements, ateliers, et conférences, comme désigné(e) ;
  19. Assurer les fonctions de réceptionniste pendant les pauses prévues du (de la) Réceptionniste ou en cas de son absence du bureau ;
  20. Faire des demandes des fournitures de bureau auprès des Ressources humaines/du (de la) Chef(fe) de Bureau et les distribuer au sein de la Direction ;
  21. Aider à examiner et mettre à jour les dossiers, politiques et procédures de l’AEC.
Fonctions: 

Sous l’autorité générale du (de la) Directeur(trice), le/la titulaire du poste est chargé(e) d’assurer des services de secrétariat et un soutien administratif pour faciliter l'efficacité des opérations de la Direction ainsi que pour aider à planifier et gérer les réunions. 

Qualifications et expérience requises: 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES :

●       Un diplôme niveau BAC +2 OU un diplôme dans des domaines liés aux Management, Administration des bureaux, Gestion des Entreprises ou d’autres domaines pertinents.

●       Un certificat professionnel de secrétariat administratif (professionnel) serait un atout ;

●       Une expérience d’au moins deux (2) ans en matière d’appui administratif général ;

●       Une expérience dans la comptabilité de base serait un atout ; et

●       Une expérience dans une organisation internationale ou régionale serait un atout.

Rémunérations et Prestations: 
  • Un salaire mensuel de 1 584,64 USD (exonéré d'impôts)
  • Régime d’assurance maladie collective médical
Documentation Requise: 

Les candidats doivent présenter les documents suivants pour être pris en considération:

 

1.         Curriculum vitae complet;

2.         Certificat de diplôme universitaire;

3.         Certificats de maîtrise de la langue (autre que la langue maternelle);

4.         Noms de trois (3) personnes de référence et leurs coordonnées.

 

Les candidats doivent remplir le Formulaire de résumé du profil professionnel du candidat inclus dans l'offre d'emploi sur le site web.  Le fait de ne pas remplir le Formulaire de résumé du profil professionnel du candidat entraînera le rejet automatique de la candidature.  Ce formulaire doit être rempli en utilisant Adobe Acrobat ou Adobe Acrobat Reader DC.  N'essayez pas de remplir ce document à l'aide d'un navigateur web.

Notes: 

Les candidatures doivent être adressées à:

 

Mr. Rodolfo Sabonge

Secrétaire Général

Association des États de la Caraïbe

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

P.O. Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

En raison du nombre élevé de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien. Ces candidats recevront également une notification du résultat final de la procédure de sélection.

Les informations données ci-dessus décrivent la nature et le niveau des fonctions généralement attribuées à ce poste. Ceci ne constitue pas une liste exhaustive de ces fonctions. D’autres tâches connexes peuvent y être confiées, le cas échéant, pour faciliter le fonctionnement efficace de l’Association.

Niveau: 
Personnel Local
Titre du Poste: 
Assistant(e) administratif(ve)
Date limite pour la Réception des Candidatures: 
19 Août 2022