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Asistente de Unidad (Recursos Humanos)
Anuncio de Plaza Vacante:
Se invita a los ciudadanos debidamente cualificados de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la Asociación de Estados del Caribe a presentar su candidatura para el puesto de Asistente de Unidad (Recursos Humanos) en la Secretaría de la AEC en su sede de Puerto España, Trinidad y Tobago.
Reporting to:
Jefe de Operaciones
Tipo de designación:
Tiempo completo
Duration of appointment:
30 meses
Deberes y Responsabilidades:
Elaborar cartas, notas verbales, circulares, correos electrónicos, o cualquier otro documento, en dos (2) idiomas oficiales de la AEC, español, inglés y francés (según proceda) y hacer un seguimiento de la correspondencia enviada;
Asistir en el seguimiento y preparación de informes mensuales sobre ausentismo y retrasos de los empleados;
Prestar asistencia logística, incluida la preparación y corrección de documentos para todas las reuniones que sean competencia de la Unidad de Presupuesto y Administración;
Actualizar las bases de datos de proveedores de servicios y contratos relacionados;
Proveer traducción de cortesía de documentos (aproximadamente 2-3 páginas);
Gestionar y mantener los registros físicos y electrónicos de la Unidad de conformidad con la política, los procedimientos y las normas establecidos por la AEC;
Copiar y remitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;
Despachar la correspondencia relacionada con el trabajo oficial de la Unidad por correo, mensajería, en mano y/o correo electrónico cuando se solicite y hacer el seguimiento necesario;
Gestionar la correspondencia por correo electrónico y hacer el seguimiento necesario;
Organizar citas oficiales y gestionar la agenda oficial del Jefe de Operaciones de manera oportuna, diplomática y concienzuda, proporcionando confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los interesados;
Preparar los expedientes para las misiones oficiales del Jefe de Operaciones, coordinándose con otras Direcciones, funcionarios, instituciones relacionadas y/o personal, según sea necesario;
Preparar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) para el Jefe de Operaciones;
Asistir al Jefe de Operaciones en los asuntos personales que solicite, dentro de los parámetros de la organización a título oficial;
Representar a la AEC en las reuniones oficiales, actos, talleres y conferencias que se designen;
Asistir en las tareas de recepción para relevar al Recepcionista durante las pausas programadas o en su ausencia de la oficina;
Preparar Informes de Relatoría y Resúmenes Ejecutivos de las reuniones oficiales de la AEC en cumplimiento de los Acuerdos establecidos;
Ayudar en la distribución y adquisición de todo el material de oficina, maquinaria y artículos de cocina y mantener todo el equipo en condiciones de funcionamiento para un rendimiento óptimo;
Prestar asistencia y apoyo al Jefe de Operaciones, al Oficial de Recursos Humanos, al Oficial Financiero y al Oficial de Tecnologías de la Información (TI) cuando se le solicite.
Funciones:
Bajo la dirección general del Jefe de Operaciones, el titular es responsable de proporcionar apoyo administrativo para facilitar el funcionamiento eficiente de la Unidad.
Calificación y Experienca Requeridas:
Título universitario de primer nivel (licenciatura) en campos relacionados con Recursos Humanos, la Gestión u otras áreas pertinentes;
Experiencia:
a) Un mínimo de seis meses redactando informes y prestando servicios de apoyo administrativo;
b) Se valorará haber trabajado en una organización internacional o regional.
Remuneracion y Beneficios:
Salario mensual de USD 1.206,32 (exento de impuestos);
Seguro médico colectivo Plan médico.
Documentación requerida:
Curriculum vitae completo;
Certificado de título universitario;
Certificados de conocimiento de idiomas (no lengua materna);
Nombres de tres (3) personas de referencia e información de contacto.
Notas:
Debido al elevado volumen de candidaturas recibidas, sólo se contactará con los candidatos preseleccionados para realizar una entrevista. Estos candidatos también recibirán notificación del resultado final del proceso de selección.